Ác mộng với việc nhúng biểu đồ Excel vào bài thuyết trình Powerpoint (Office 2011 for Mac)

<p>Tôi đang chuẩn bị một bài thuyết trình yêu cầu chèn biểu đồ từ tệp excel.</p><p>Tôi chọn biểu đồ trong bảng excel và tôi sao chép/dán vào powerpoint.</p><p>Tôi có hai cách thực hiện rất khác nhau:</p><p>1 - Dán vào một đối tượng khung (sử dụng 'tiêu đề và nội dung' của bố cục biểu đồ). Phương pháp này có những hạn chế, tức là bạn bị giới hạn tối đa 2 biểu đồ trên mỗi trang chiếu (duh?)</p><p>2 - Dán vào một trang chiếu trống (chỉ sử dụng bố cục biểu đồ 'chỉ tiêu đề'). Điều này sẽ giúp bạn linh hoạt hơn vì bạn có thể chèn nhiều hơn hai biểu đồ vào mỗi slide. Nhưng sau đó, hoạt động của biểu đồ trở nên khó đoán, trong một số trường hợp, nó sẽ giữ nguyên định dạng ban đầu, trong những trường hợp khác, nó sẽ áp dụng bảng màu và mẫu powerpoint, điều này có vẻ ngẫu nhiên, tùy thuộc vào loại biểu đồ bạn sao chép.</p>< p></p><p>Ngoài ra còn có ba loại dán:</p><p>a - Dán biểu đồ (liên kết với dữ liệu excel)</p><p>b - Dán biểu đồ Excel ( sao chép toàn bộ sổ làm việc, không có liên kết)</p><p>c - Dán một hình ảnh (không có liên kết)</p><p></p><p>Về tổng thể, điều này cung cấp 6 tùy chọn dán khác nhau.. Tôi sẽ không giải thích thêm về thực tế là 'menu dán đặc biệt không có trong menu chuột phải mà chỉ khi bạn vào menu Chỉnh sửa (tại sao?) cũng như thực tế là các chức năng giống nhau có hai ngữ nghĩa khác nhau , trong phần dán đặc biệt, bạn có 4 lựa chọn 'Đối tượng vẽ MS Office'&nbsp; 'Đối tượng biểu đồ MS Excel',&nbsp; 'Hình ảnh' và 'PDF', trong khi ở menu ngữ cảnh (sau khi bạn&nbsp; nhấn Command -V), bạn có 3 tùy chọn được mô tả ở trên là abc... ****? Đây là giao diện người dùng xấu nếu có giao diện người dùng xấu...</p><p></p><p>Theo mặc định nếu tôi chỉ chọn Dán (lệnh V bằng bàn phím) thì powerpoint sẽ chuyển sang chế độ (a), dán với liên kết. Tốt, đây chính là thứ tôi cần, vì hy vọng nếu dữ liệu trong Excel của tôi được cập nhật thì bản trình bày powerpoint sẽ tự cập nhật. Tuy nhiên, có một nhược điểm lớn: Powerpoint 2011 dành cho Mac không cung cấp bất kỳ cách nào để chỉnh sửa/giám sát các liên kết. Điều này thật đáng xấu hổ và không chuyên nghiệp. Làm cách nào để khắc phục sự cố nếu tôi không thể chỉnh sửa/giám sát các liên kết? </p><p>Điều kinh hoàng ập đến khi tôi sao chép biểu đồ thứ 11 trong powerpoint: Excel bắt đầu nhấp nháy ở chế độ nền, sau đó một hộp thoại excel xuất hiện nhắc tôi 'mở lại tệp và mất tất cả các thay đổi của mình' . Tôi chỉ có lựa chọn nhấn OK. Ở đó, tệp nguồn excel của tôi đã bị hệ thống đóng... và sẽ không mở lại được nữa. Tôi đã thử mọi cách, khởi động lại máy Mac, đóng tất cả ứng dụng, khởi động lại, sao chép tệp nguồn sang máy tính khác, đổi tên, cố gắng thay đổi tiện ích mở rộng... không thể nào: tệp sẽ không mở được. Tại một thời điểm nào đó, tôi quay lại bản trình bày Powerpoint (với các biểu đồ được liên kết), nhấp chuột phải vào biểu đồ, chọn 'chọn dữ liệu trong excel' trong menu rồi bam! tập tin excel nguồn của tôi lại xuất hiện ở đó, với tất cả vẻ đẹp huy hoàng của nó. Về cơ bản PowerPoint đã quyết định sở hữu tập tin này. Sau đó tôi có thể lưu nó bằng một tên khác và quay lại chỉnh sửa lại... nhưng làm cách nào để xác định liên kết thủ phạm? Làm cách nào tôi có thể giải quyết vấn đề này trong tương lai và ngăn nó xảy ra? Theo như tôi biết thì không có cách nào, bởi vì Microsoft (như thường lệ) không cung cấp cho người dùng những công cụ cơ bản để kiểm soát những gì phần mềm đang làm. </p><p></p><p>Điều này thật đáng xấu hổ, đặc biệt là vì không có cách nào</p><p>1 - buộc cập nhật tất cả các liên kết (hoặc những liên kết đã chọn)</p><p >2 - buộc ngắt liên kết để giữ bản trình bày ổn định ở phiên bản A trước khi chuyển sang phiên bản B (và giữ lại phiên bản A để tham khảo)</p><p>3 - quản lý liên kết (thay đổi tệp nguồn, cập nhật tệp nguồn, trỏ tới tệp mới object, v.v.)</p><p></p><p>Tôi là người chuyên nghiệp, tôi tạo bản trình bày powerpoint với hơn 100 trang trình bày, tôi tạo bảng excel xử lý hơn 10000 dòng với hơn 300 cột.</p> <p>Tôi thường xuyên tạo hàng chục bảng tổng hợp để xử lý dữ liệu và tất cả chúng sẽ tạo ra hàng trăm biểu đồ. Làm sao các nhà phát triển MS tin rằng tôi phải giải quyết tất cả những điều này? Không có công cụ theo dõi và báo cáo nào trong Excel cũng như trong PowerPoint để quản lý tất cả các liên kết. </p><p>MS sẽ xấu hổ... Việc trao cho người dùng sức mạnh để làm công việc nhưng không có phương tiện để kiểm soát và khai thác nó có ích gì? </p><p></p><p>Và một nhận xét cuối cùng: không có&nbsp; tùy chọn để dán bảng có liên kết. Hoặc nếu có thì nó không hoạt động, vì nội dung bảng KHÔNG BAO GIỜ cập nhật. Chúa ơi! Tất cả điều này có ý nghĩa gì không? </p><p></p><br /><p></p>


Trả lời:
****? thông báo của tôi hiển thị mã định dạng HTML nhưng không hiển thị bố cục tôi đã chọn? MS này lại hoạt động nữa à????


Trả lời:

Nó phụ thuộc vào nơi bạn sao chép và trình duyệt web nào bạn sử dụng khi dán mã HTML vào trình chỉnh sửa ở đây cho dù bạn nhận được thẻ hay bạn thấy HTML được hiển thị hay không.

Về việc dán biểu đồ, hãy xem trang này:

http://www.agentjim.com/MVP/linkgraph.htm

Trả lời:

Cảm ơn. Thực tế là tôi viết trực tiếp trong trình soạn thảo, không sao chép từ đâu cả... Như tôi đang làm hiện nay.

Quay lại vấn đề:

Tôi đã thấy phương pháp mà bạn đang chỉ cho tôi. Tôi nghĩ nó thú vị nhưng vô ích. Vấn đề là tạo biểu đồ trong Excel, sau đó sao chép chúng vào powerpoint.

Việc thực hiện quy trình được mô tả trong liên kết để tạo từng biểu đồ là vô cùng tẻ nhạt và phản tác dụng và chắc chắn không phải là cách mà các nhà phát triển MS dự định.

Hơn nữa, phương pháp được trình bày ở đó chỉ phù hợp nếu bạn có biểu đồ được tạo từ các phạm vi dữ liệu liền kề: bạn chỉ có thể dán bằng liên kết MỘT LẦN, các lần dán tiếp theo sẽ xóa dữ liệu đã dán trước đó. Vậy trước tiên bạn cần thiết kế từng bảng cho từng biểu đồ trong excel? Chúng ta đang đùa à? Về cơ bản, phương pháp này chỉ hoạt động nếu bạn có các bảng đơn giản/cơ bản mà bạn có thể xử lý bằng Numbers của Apple thay vì Excel...

Và tôi nhấn mạnh: tại sao chúng ta lại thiếu các chức năng quản lý liên kết và tất cả các đối tượng được liên kết, quyết định xem chúng ta có muốn ngắt liên kết hay không, cập nhật chúng, chỉnh sửa tất cả các liên kết cùng một lúc nếu tệp đã đổi tên hoặc chuyển đến vị trí mới, v.v. ?

Tại sao điều này được thiết kế tồi tệ như vậy? Tôi hy vọng ai đó sẽ cải thiện điều này trong tương lai, vì điều đó thật đáng xấu hổ.

Trả lời:

Chỉ cần lưu ý về giả định của bạn rằng bạn chỉ có thể dán 2 biểu đồ vào phần giữ chỗ. Điều này chỉ đúng nếu bạn tuân theo các bố cục slide có sẵn mà Microsoft đã thiết kế. Nếu bạn mở chế độ xem trang chiếu cái, bạn có thể tạo các bố cục trang chiếu bổ sung và mỗi bố cục trang chiếu đó có thể có nhiều chỗ dành sẵn cho nội dung như bạn muốn. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng Chèn phần giữ chỗ để thêm phần giữ chỗ Nội dung cho mục đích chung hoặc phần giữ chỗ Biểu đồ.

Vì việc chỉnh sửa liên kết rất quan trọng đối với bạn nên tôi khuyên bạn nên cân nhắc sử dụng phiên bản Office dành cho Windows vì phiên bản này có các công cụ tốt hơn (mặc dù vẫn chưa hoàn hảo) cho việc này. Sử dụng BootCamp hoặc Parallels, bạn có thể di chuyển bản trình bày giữa các phiên bản Windows và Mac nếu cần. Ngoài ra, các phiên bản Windows còn có Paste Special>Paste link, cung cấp liên kết chính hãng. Mặt khác, tôi nghĩ bạn nên thử hướng dẫn liên kết OS X của Jim, nó không thực sự phức tạp hay tốn thời gian trong cuộc sống thực.

Bạn sẽ nhận được định dạng biểu đồ nhất quán hơn giữa Excel và PowerPoint nếu bạn tạo một tệp chủ đề chung (bạn có thể tạo một tệp trong PowerPoint 2011) và áp dụng tệp đó cho cả nguồn Excel và đích PowerPoint.

Trả lời:

Cảm ơn lời đề nghị của bạn John.

Tôi đã là người dùng windows từ lâu (tôi chuyển sang OSX vào năm 2012, tôi sử dụng PC từ đầu những năm 1990). Theo kinh nghiệm của tôi, mặc dù thực tế là chúng tôi có ít tính năng hơn với phiên bản OSX của ứng dụng MS Office so với những gì có sẵn trong phiên bản Windows, nhưng những lợi ích về tính ổn định và mạnh mẽ là vô giá. Ít nhất là với OSX khi bạn đã liên kết các tệp giữa các ứng dụng MS Office nếu một ứng dụng (ví dụ PPT) bị treo, bạn sẽ không bị mất khi xếp tầng tất cả các ứng dụng khác (Excel, Word, Outlook, v.v.). Cỗ máy thời gian cũng là cứu cánh cho các ứng dụng MS bị sập, trong đó các tệp khôi phục MS chết người được triển khai một cách khủng khiếp và là một nỗi ô nhục hoàn toàn đối với bất kỳ lập trình viên/nhà phát triển nghiêm túc nào. Bài học đầu tiên tôi dạy cho các học viên và nhân viên cấp dưới của mình luôn là: "Ctrl-S, cứ 5 phút một lần các bạn!" bởi vì bạn không thể tin tưởng những hệ thống này sẽ hoạt động tốt...

Về việc sử dụng link file trong Windows: cái này cũng vậy ****, thực ra còn tệ hơn (do điểm yếu cố hữu của Windows ngày xưa - nghe nói WIn10 ổn định hơn). Giao diện chỉnh sửa liên kết trong powerpoint là một cửa sổ bật lên nhỏ nơi bạn phải chỉnh sửa từng liên kết riêng lẻ, bất chấp thực tế là tất cả các liên kết có thể trỏ đến cùng một tệp. Không có cách nào để tìm kiếm/thay thế thông tin liên kết và nhìn chung các công cụ quản lý liên kết thật kinh khủng. Tôi đánh giá cao việc một số người cố gắng tin rằng những thứ này được thiết kế tốt, thực tế là không phải vậy.

Tại nơi làm việc, cuối cùng chúng tôi đã sử dụng mã VBA để đẩy dữ liệu sang PPT và Word, thay vì liên kết các đối tượng và dữ liệu giữa các ứng dụng, chúng tôi thực sự xây dựng các báo cáo hoàn chỉnh với văn bản, biểu đồ, bảng (cũng như các kiểu và định dạng liên quan) trong excel, sau đó đẩy chúng sang Word bằng VBA. Nhưng điều này chỉ có thể được thực hiện đối với các tài liệu báo cáo rất ổn định, có cấu trúc không đổi từ năm này sang năm khác. Khi chúng tôi thực hiện công việc khác, trên cơ sở đặc biệt, điều này không thực tế lắm và chúng tôi phải sử dụng các tệp được liên kết để tránh làm lại tất cả công việc mỗi khi khách hàng đưa dữ liệu mới vào phân tích của chúng tôi. Là một công ty nhỏ (trong số 7 công ty), chúng tôi không đủ khả năng để xây dựng các ứng dụng Office của riêng mình và chúng tôi phải sử dụng những gì có sẵn về mặt thương mại... tức là không ổn định, được thiết kế tồi, chưa được thử nghiệm ****.

Trả lời:

Liên kết và nhúng đối tượng trên máy Mac vẫn ở phiên bản 1. Trong Office cho Windows, nó ở phiên bản 2. Tôi nghĩ cả hai phiên bản đều đã quá hạn lâu để được đại tu. Thật không may, ấn tượng của tôi là việc cải tiến các ứng dụng dành cho máy tính để bàn là điều xa vời nhất đối với Microsoft và Apple vào lúc này. Cả hai đều bận rộn coi các ứng dụng di động là giải pháp cho mọi vấn đề của thế giới và dường như đang tập trung vào việc làm tê liệt các ứng dụng máy tính để bàn.

Đoạn cuối cùng của bạn đã lấy đi những lời đó từ miệng tôi. Tôi sắp đề xuất sử dụng VBA và sẽ đánh giá đề xuất này một cách thận trọng rằng mặc dù bạn có thể xây dựng một giải pháp mạnh mẽ hơn trong VBA nhưng nó vẫn có thể không tốt như bạn mong muốn. Ở đây bạn đã thực hiện đề xuất của tôi trước khi tôi có cơ hội thực hiện nó.

Có thể có nhiều cách khác để lột da con mèo này. Nếu bạn kiên nhẫn thì sớm hay muộn Microsoft cũng sẽ bật tính năng bổ trợ Javascript mới trong Excel 2016 cho Mac. Trong một trong những bản dựng xem trước, tính năng này đã được bật và nó hoạt động rất tốt. Khi tính năng này được bật lại, bạn sẽ có thể đưa nội dung từ máy chủ web vào sổ làm việc Excel. Nếu bạn sử dụng máy chủ web Apache trên máy Mac, bạn có thể lưu trữ sổ làm việc Excel và sử dụng nó làm nguồn.

Nhưng điều đó sẽ đến vào một ngày không xác định được trong tương lai, nhưng tôi hy vọng nó sẽ đến sớm.

Tùy chọn bạn có bây giờ là lưu trữ sổ làm việc nguồn trên OneDrive hoặc SharePoint (còn gọi là "đám mây"). Bạn có thể sử dụng VBA để tạo liên kết tới bản trình bày PowerPoint, cũng được lưu trữ trên đám mây. Sau đó, bạn có thể phát bản trình bày trong ứng dụng khách PowerPoint hoặc qua trình duyệt web. Cá nhân tôi chưa thử bất kỳ điều nào trong số này, nhưng tôi nghĩ kịch bản này có thể sẵn có cho bạn ngay bây giờ.

Trả lời:

Cảm ơn Jim.

Loại dữ liệu chúng tôi xử lý không thể được lưu trữ trên đám mây (khách hàng sẽ không chấp nhận). Tôi chưa sẵn sàng trả tiền cho Office 2016 khi đọc phản hồi của người dùng trên diễn đàn Excel cho mac... có vẻ như nhiều tính năng hữu ích đã bị loại bỏ.

Chúng tôi vẫn đang làm việc trên VBA để liên kết các tệp, nhưng việc này thực sự quá mức cần thiết...

Điều thực sự khiến tôi phát điên là các chức năng này (dữ liệu được liên kết) được giới thiệu, mang đến cho người dùng những kỳ vọng chính đáng và sau đó mọi thứ liên tục gặp sự cố...

Tôi đồng ý với quan điểm của bạn về xu hướng ứng dụng. Không ai phải là người sử dụng thành thạo nữa, mô hình mới là một màn hình xúc giác nhỏ với giao diện bị tê liệt và không có khả năng tính toán. Thực đơn giảm xuống mức cần thiết và không tự động hóa. Trở lại thời trung cổ về cơ bản.

Trả lời:
Tôi đã hy vọng rằng tính năng bổ trợ Javascript sẽ được bật trong bản cập nhật tuần này, nhưng thực tế không phải vậy. Có lẽ vào tháng tới.

Trả lời:

Câu chuyện tiếp tục.

Tôi đã chèn 25 biểu đồ (tất cả đều được ghi vào dữ liệu Excel, vì PPT cho Mac không cung cấp bất kỳ tùy chọn nào khác nếu bạn muốn chỉnh sửa biểu đồ bằng màu sắc, kích thước phông chữ, v.v.) từ cùng một tệp Excel vào powerpoint bài thuyết trình.

Bây giờ (một lần nữa) bất cứ khi nào tôi sao chép một biểu đồ mới từ cùng một tệp nguồn trong excel và nhấn command-V trong PPT, tôi nhận được thông báo sau, sau đó excel sẽ đóng lại (không có lời nhắc lưu hoặc không có gì - hãy chú ý xem văn bản thông báo đó tinh tế đến mức nào cho phép bạn nhấp vào OK hoặc... không có gì khác: bạn không thể dừng quá trình này, bạn chỉ có thể tuân theo), sau đó mở lại một sổ làm việc trống và chỉ khi đó biểu đồ mới được sao chép sang PPT. Tại thời điểm này, tôi không thể mở tệp nguồn gốc của mình trong excel nữa. Nó có sẵn trong menu 'tệp gần đây' nhưng không mở được.

Để truy cập tệp Excel nguồn của tôi, tôi phải quay lại tệp powerpoint, chọn bất kỳ biểu đồ được liên kết nào, nhấp chuột phải vào biểu đồ đó và 'chọn dữ liệu trong excel'. Tại thời điểm này, tệp sẽ mở trong Excel.

Sự hỗn loạn này là gì?

Tôi đã sao chép tệp nguồn excel sang máy tính khác, nó cũng không mở được. Tôi đã đổi tên nó, lưu nó bằng tên khác, sao cũng được. Nó sẽ chỉ mở từ tập tin powerpoint.

Và sau đó bạn tự hỏi tại sao lại có quá nhiều lời chê bai của Microsoft đến vậy.

Tôi thấy những kẻ ngu ngốc này đã thêm hỗ trợ biểu tượng cảm xúc vào bộ Office 2016? Thay vào đó hãy đánh mất chính mình.

Trả lời:

Câu chuyện tiếp tục.

Tôi đã tìm thấy menu này trong dải băng Biểu đồ khi chọn biểu đồ trong powerpoint:

Sự khác biệt tinh tế này là gì ??? Tại sao không có tùy chọn nào để phá vỡ liên kết?

Bây giờ Excel cho tôi biết tệp nguồn bị 'hỏng' và hoàn toàn không mở được.

Đây là điều lộn xộn nhất mà tôi từng gặp.

Tôi hy vọng một số người MS thực sự nhìn vào diễn đàn này. Nhưng tôi biết họ không quan tâm...

Tôi sắp mất một ngày làm việc và sắp đến Giáng sinh rồi. Liệu tôi có bao giờ hoàn thành công việc này không? Nếu mọi việc suôn sẻ thì bây giờ tôi đã ở nhà rồi. Tôi hy vọng các giám đốc điều hành MS tận hưởng kỳ nghỉ Giáng sinh của họ.

**** họ.