Hướng dẫn cách tạo bảng dự toán khối lượng (BOQ) bằng Excel

CHÀO

Hiện tại, tôi đang lập bảng kê vật liệu cho sản phẩm thiết kế của chúng tôi bằng MS Word theo một định dạng cụ thể, có tiêu đề và chân trang tùy chỉnh. Phần thân của tệp bao gồm một bảng với "m" cột và "n" hàng. Ở đây tôi gặp vấn đề khi sắp xếp theo một vài cột và cộng số lượng của một cột.

Giờ tôi muốn chuyển đổi định dạng bảng dự toán (BOQ) (Word) sang định dạng Excel. Giống như định dạng trước, phần đầu trang và chân trang tùy chỉnh vẫn giữ nguyên. Phần thân bảng gồm các hàng và cột, nhưng kích thước tổng thể của định dạng không được thay đổi sau khi tạo. Chỉ chiều cao của các hàng có thể thay đổi tùy thuộc vào văn bản/mô tả (ngắt dòng văn bản). Khi số lượng hàng tăng lên trong quá trình nhập dữ liệu, phần đầu trang và chân trang (tùy chỉnh) sẽ tự động được chèn cùng với ngắt trang tùy thuộc vào kích thước giấy đã chọn.

Người dùng chỉ có thể nhập dữ liệu vào hàng và cột, chỉnh sửa dữ liệu ở phần đầu trang và chân trang, nhưng không thể thay đổi chiều rộng cột, xóa cột hoặc xóa hàng.

Các bạn có thể giúp mình tạo định dạng này được không?

NSNR

Trả lời:

Excel không hỗ trợ "chân trang". Nếu định dạng cố định, bạn có thể dành một hoặc nhiều hàng làm chân trang và những hàng đó sẽ nằm ngay phía trên dấu ngắt trang. Nhưng bạn nói rằng bạn muốn sắp xếp theo cột, vì vậy nếu dữ liệu trải dài trên nhiều trang, cách đó sẽ không hiệu quả.

Một phương án khác là sử dụng một bảng dữ liệu cơ bản không được định dạng. Bạn có thể nhập dữ liệu vào đó và sau đó tạo liên kết đến bảng báo cáo đã được định dạng. Tuy nhiên, cách này sẽ không linh hoạt đối với kích thước trang đã chọn trừ khi bạn tạo các bảng báo cáo riêng biệt cho từng kích thước trang.

Về việc hạn chế nhập liệu, điều này có thể được thực hiện bằng cách thiết lập trạng thái khóa hoặc mở khóa cho một ô, sau đó bảo vệ trang tính.

Với yêu cầu của bạn, tôi không chắc Excel là lựa chọn hoàn hảo cho báo cáo. Bạn có thể lưu trữ dữ liệu của mình trong Excel và sau đó sử dụng tính năng trộn thư của Word với Excel làm nguồn dữ liệu.

Một phương án khác là tạo các macro để thiết lập báo cáo khi chạy.

--

Trân trọng,

Tom Ogilvy

Trả lời:

Excel không hỗ trợ "chân trang".

Tom,

Tôi không chắc mình hiểu câu nói này. Excel có tiêu đề và chân trang, và chúng có thể được tùy chỉnh theo nhiều cách khác nhau. Chúng cũng hiển thị trên mọi trang của bảng tính khi in ra.

Ngoài ra, còn có chức năng thiết lập để một số hàng nhất định hiển thị trên mọi trang in, từ đó cung cấp loại tiêu đề thứ hai - tiêu đề cho các cột.

Hoàn toàn có thể giới hạn các thay đổi đối với cấu trúc bảng tính (chẳng hạn như thay đổi độ rộng cột) mà người đặt câu hỏi muốn thực hiện.

NSNR - đây là một số điều bạn có thể thử:

• Sao chép toàn bộ dữ liệu hiện có từ tài liệu Word sang bảng tính Excel.
• Bạn có thể tùy chỉnh mọi thứ theo ý muốn - kiểu chữ, cỡ chữ, tiêu đề cột, độ rộng cột, v.v.
• Vào hộp thoại Thiết lập trang, trên tab Đầu trang/Chân trang, và nhập những gì bạn muốn có cho đầu trang và chân trang (tiêu đề tài liệu, ngày tháng, số trang, v.v.)
• Cũng trong phần Thiết lập Trang, trên tab Trang tính, bạn có thể chỉ định những hàng nào ở đầu trang tính sẽ hiển thị trên mọi trang in - hãy chọn các hàng có tiêu đề của bạn.
• Sau khi đã định dạng mọi thứ theo ý muốn, hãy chọn chỉ những cột mà bạn muốn người dùng có thể thay đổi. Nhấp chuột phải vào các ô đã chọn và chọn "Định dạng ô". Trong tab Bảo vệ, bỏ chọn tùy chọn "Đã khóa" - điều này sẽ cho phép người dùng thay đổi nội dung của các ô đó sau khi trang tính và sổ làm việc được bảo vệ (các bước tiếp theo).
• Vào menu Công cụ và chọn "Bảo vệ/Bảo vệ Sổ làm việc...". Đảm bảo mục "Cấu trúc" được đánh dấu chọn. Nếu muốn, bạn có thể cung cấp mật khẩu, mật khẩu này sẽ phải được nhập lại sau nếu bạn muốn bỏ bảo vệ cấu trúc sổ làm việc. Nhấp vào OK.
• Vào menu Công cụ và chọn "Bảo vệ/Bảo vệ trang tính...". Đảm bảo có dấu tích bên cạnh "Chọn các ô không bị khóa". Đảm bảo không có ô nào khác được đánh dấu tích, trừ khi bạn muốn người dùng có thể thực hiện hành động đó (ví dụ: chèn hoặc xóa hàng). Một lần nữa, bạn có thể cung cấp mật khẩu nếu muốn. Nhấp vào OK.
• Giờ đây bạn đã có một bảng tính mà người dùng có thể nhập dữ liệu mới và chỉnh sửa dữ liệu hiện có, nhưng không thể thay đổi cách hiển thị hoặc in ấn của bảng tính - bạn đã thiết lập cách thức hoạt động và người dùng không thể thay đổi nó. Người dùng có thể thay đổi một số thứ về bản in - Chế độ dọc hoặc ngang, tiêu đề hoặc chân trang tùy chỉnh, nhưng không thể thay đổi vùng in hoặc số hàng/cột lặp lại trên mỗi trang.

Eric