Tại sao việc nhập các trường từ Excel vào Project lại khó khăn đến vậy?

Xin chào,

Tôi đang tạo một dự án mới và muốn tận dụng mẫu hiện có trên Excel. Vui lòng xem các bước tôi đã làm bên dưới kèm theo một số ảnh chụp màn hình để bạn xem xét. Tôi đã thêm nhiều chi tiết nhất có thể để cung cấp ngữ cảnh đầy đủ. Vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin để đưa ra đề xuất.

Quy trình nhập khẩu:

• Mới từ sổ làm việc Excel
• Các bước trong trình hướng dẫn nhập dự án
1. Bản đồ mới
2. Là một dự án mới
3. Các loại dữ liệu - Nhiệm vụ (đã thử bao gồm tất cả các danh mục)
4. Nhập bao gồm các tiêu đề
5. Ánh xạ các trường (không được ánh xạ) thành Văn bản/Số - bản xem trước hiển thị các trường bổ sung
6. Hoàn tất/đóng trình hướng dẫn nhập
• Tuy nhiên, các trường đã thêm không hiển thị trong chế độ xem - (chỉ hiển thị Chế độ tác vụ, tên tác vụ, thời lượng, bắt đầu, kết thúc, phần trước, tên tài nguyên - trường cuối cùng là "Thêm cột mới")
• Khi đăng câu hỏi này, tôi phát hiện ra rằng trình đơn thả xuống "Thêm cột mới" không nhận ra tên trường Excel; tuy nhiên, thay vào đó, nó đề cập đến Number1 theo ánh xạ, điều này tốt nhưng nó không tự động thêm tất cả các trường. Việc thêm và ánh xạ nhiều trường theo cách thủ công theo cách này sẽ không hiệu quả

Hình ảnh 1 - Các trường nhập không được ánh xạ

Hình 2 - Ánh xạ các trường Excel vào Project

Hình 3 - thêm trường được ánh xạ theo cách thủ công - tiêu đề cho "Số 1" sẽ tự động tham chiếu đến ánh xạ Excel là "ID Gen"

Câu hỏi:

1. Sau khi khám phá sâu hơn, tôi nhận ra rằng bạn có thể thêm tiêu đề cho các trường đã nhập, nhưng làm cách nào để Project thêm tất cả các trường (với tên trường Excel gốc) vào các cột mới sau khi nhập? Ví dụ: nếu có 10 trường, Project sẽ hiển thị tất cả 10 trường trong các cột. Nó cũng sẽ hiển thị tên gốc - trong ví dụ của tôi, Gen ID = Number1 - Dự án sẽ tự động hiển thị Gen ID thay vì cập nhật tiêu đề theo cách thủ công.
2. Nếu không có cách giải quyết nào để lấy tên Excel gốc thì việc lưu bản đồ có lưu tiêu đề không? Bởi vì việc ánh xạ mà không có tên Excel gốc sẽ không có ý nghĩa gì. Ngoài ra, có cách nào để xem tất cả ánh xạ sau khi nhập không?
3. Có thể nhập mà không cần ánh xạ để tất cả các trường không phải Dự án đều có thể được nhập dễ dàng không?
4. Bạn có thể vui lòng xác nhận xem tôi có đang nhập/ánh xạ các trường chính xác không? Có cách nào tốt hơn/đơn giản hơn để làm điều này?
5. Có thể đồng bộ hóa - Excel với Project để nắm bắt các bản cập nhật trong tương lai không?

Có lẽ tôi đang thiếu một số thủ thuật hay ở đây vì tôi không phải là chuyên gia về Project. Tôi sẽ đánh giá rất cao một số hướng dẫn hoặc liên kết đến các bài viết có liên quan để tôi tham khảo. Cảm ơn bạn đã dành thời gian!

Trả lời:

KrisNYC,

Có, việc nhập dữ liệu Excel vào Project có thể khá khó khăn. Điều đó chủ yếu là do Excel là một bảng tính có định dạng mở trong khi Project có định dạng trường được xác định rất nghiêm ngặt.

Cảm ơn bạn đã mô tả chi tiết vấn đề của bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên khi biết có bao nhiêu người dùng đăng câu hỏi/vấn đề của họ mà không hề nghĩ rằng chúng tôi không thể đọc được suy nghĩ của họ, vì vậy chúng tôi phải phản hồi bằng cách đặt một loạt câu hỏi. Chúng tôi thực sự là nha sĩ vì chúng tôi luôn "nhổ răng". Hy vọng tôi có thể giúp đỡ/làm rõ một số vấn đề.

Hãy để tôi giải quyết các câu hỏi của bạn theo thứ tự:

1 & 2. Như tôi đã nói, định dạng của Dự án rất có cấu trúc. Các trường bổ sung như trường Số, trường Văn bản, v.v. được xác định chính xác như vậy. Trong Project, người dùng có thể đổi tên trường bổ sung thành trường nào đó quen thuộc hơn nhưng trường cơ bản vẫn được xác định (tức là bạn có thể đổi tên Number1 thành "Gen ID" nhưng bên trong nó vẫn là trường Number1). Như vậy, dữ liệu PHẢI được nhập vào tên trường do Dự án xác định. Không có "cách giải quyết" cho điều đó.

Bạn cũng hỏi liệu có cách nào để xem ánh xạ sau khi nhập không. Vâng, có và không. Ánh xạ đó sẽ không hiển thị ở bất kỳ nơi nào khác ngoài bản đồ được hiển thị trên Wizard nhưng bạn có thể lưu bản đồ để có thể sử dụng lại mà không cần thực hiện toàn bộ quá trình lập bản đồ.

3. Có thể nhập mà không cần ánh xạ không? Có, và phương pháp khác là phương pháp tôi sử dụng. Phương pháp đó là VBA. Ưu điểm của việc nhập bằng macro là bạn linh hoạt hơn nhiều (ví dụ: bạn có thể bao gồm việc đổi tên trường trong mã cùng với bất kỳ thao tác trường nào bạn có thể muốn/cần). Sau khi macro được tạo, nó có thể được thiết lập bằng một nút tùy chỉnh trên Excel hoặc Project (tùy thuộc vào vị trí của macro) để chuyển một nút đơn giản. Và nếu bạn đang nhập dữ liệu nhiệm vụ, tài nguyên và nhiệm vụ, macro không yêu cầu thiết lập ba bản đồ khác nhau giống như Trình hướng dẫn nhập.

Tôi cũng thấy bạn muốn nhập văn bản ghi chú. Văn bản trong ghi chú thường có thể vượt quá 255 ký tự nhưng đó là giới hạn khi thực hiện cắt và dán hoặc sử dụng Trình hướng dẫn nhập, do đó, bất kỳ văn bản nào dài hơn 255 ký tự đều bị cắt bớt. Macro VBA không có giới hạn này.

4. Bạn có đang ánh xạ các trường chính xác không? Có, miễn là bạn xác định được các lĩnh vực như tôi đã mô tả ở trên thì mọi việc sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch. Tuy nhiên, người dùng thường cố gắng nhập quá nhiều dữ liệu. Ví dụ: tôi thấy bạn đang nhập tên, thời lượng, phần bắt đầu, phần kết thúc, phần trước và một số trường khác. Bằng cách nhập phần bắt đầu, kết thúc và các phần trước đó, bạn đang đánh bại công cụ lập kế hoạch của Project một cách hiệu quả. Bạn không bao giờ muốn nhập trực tiếp ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc, Project sẽ tính toán những ngày đó dựa trên thời lượng và mối liên kết nhiệm vụ. Tuy nhiên, việc nhập thông tin liên kết tác vụ hơi khó khăn vì các hàng trong Excel không giống với trường ID trong Project. Tôi đã yêu cầu một người dùng cố gắng nhập các tệp tiền nhiệm được xác định trong Excel và tệp Dự án của anh ấy không hoạt động như những gì anh ấy mong đợi cho đến khi tôi giúp anh ấy khắc phục vấn đề không mấy tinh vi này.

5. Bạn có thể đồng bộ các thay đổi của Excel với Project không? Vâng, nhưng bạn không muốn. Làm như vậy đòi hỏi phải sử dụng Paste Links giữa 2 ứng dụng và Paste Links bị hỏng chỉ chờ root. Một lần nữa, macro có cấu trúc tốt có thể cập nhật dữ liệu Project bằng Excel bằng nút ruy-băng tùy chỉnh.

Hy vọng điều này sẽ giúp.

John