Trộn thư từ tệp Excel chứa nhiều bản ghi - trộn vào một biểu mẫu để in.
Chào - Tôi có một tài liệu Excel là báo cáo được tạo từ cơ sở dữ liệu học sinh của chúng tôi. Báo cáo này lấy tất cả thông tin học sinh mà chúng tôi có trong hồ sơ. Tuy nhiên, nếu một học sinh có hai phụ huynh được liệt kê, báo cáo sẽ tự động tạo một bản ghi trùng lặp cho học sinh đó, đặt mỗi phụ huynh và dữ liệu tương ứng của họ trên một hàng mới. Do đó, mỗi "ID" học sinh có thể có nhiều bản ghi.
Tôi cần thực hiện thao tác trộn thư (mail merge) vào một biểu mẫu thông tin sinh viên, biểu mẫu này cần được in ra và phát cho sinh viên khi họ đến tham dự buổi định hướng để họ có thể xem lại thông tin chúng tôi đang lưu trữ và ghi chú những thay đổi cần thiết. Với cách thiết lập hiện tại, nếu tôi chỉ thực hiện trộn thư đơn giản vào biểu mẫu (được tạo bằng Word), tôi sẽ nhận được các biểu mẫu trùng lặp cho mỗi sinh viên (90% sinh viên có ít nhất hai phụ huynh trong hồ sơ).
Làm thế nào tôi có thể thực hiện trộn thư để chỉ lấy dữ liệu học sinh một lần nhưng sẽ xem xét hai (hoặc nhiều) dòng có cùng mã số học sinh và lấy nhiều tên/thông tin phụ huynh khác nhau?
Mọi lời khuyên/hướng dẫn đều được hoan nghênh. Cảm ơn!
Trả lời:
Hãy sử dụng chức năng Nhiều thành Một trên tiện ích bổ sung MergeTools của tôi.
Bạn có thể tải xuống tiện ích bổ sung MergeTools – 20140218.dotm mà tôi đã tạo từ trang sau trong OneDrive của tôi:
http://bit.ly/1hduSCB
Tệp cần được lưu trong thư mục Khởi động của Word. Trong Windows XP, vị trí mặc định của thư mục đó là:
C:\Documents and Settings\[Tên người dùng]\Application Data\Microsoft\Word\STARTUP
Trong Windows Vista và Windows 7, 8 hoặc 8.1 thì là
C:\Users\[Tên người dùng]\AppData\Roaming\Microsoft\Word\STARTUP
Nếu bạn không thấy thư mục AppData: -
Trong Windows 7, - Trong Windows Explorer, nhấp vào menu thả xuống Tổ chức, sau đó nhấp vào Tùy chọn thư mục và tìm kiếm. Trong hộp thoại Tùy chọn thư mục, chuyển đến tab Xem và chọn mục "Hiển thị các tệp, thư mục và ổ đĩa ẩn". Đồng thời, bạn nên bỏ chọn hộp "Ẩn phần mở rộng cho các loại tệp đã biết".
Trong Windows 8 và 8.1, trong File Explorer, nhấp vào Tùy chọn trên tab Xem của thanh ribbon, sau đó trên tab Xem trong hộp thoại xuất hiện và chọn mục "Hiển thị các tệp, thư mục và ổ đĩa ẩn". Đồng thời, bạn nên bỏ chọn hộp "Ẩn phần mở rộng cho các loại tệp đã biết".
Sau khi thực hiện xong các bước đó và khởi động/khởi động lại Word, tab hiển thị bên dưới sẽ được thêm vào thanh Ribbon:
Một điều cần lưu ý là tên trường trong nguồn dữ liệu chỉ được chứa các ký tự chữ và số (không có @,#,$,%,&,(), v.v.) và tên trường không được bắt đầu bằng ký tự số (0-9).
Bạn cũng có thể muốn tải xuống:
- Tài liệu "Sử dụng cơ sở vật chất nhiều-đến-một" mô tả cách sử dụng cơ sở vật chất đó.
- Tài liệu "Ghép nối kèm tệp đính kèm" cũng nằm trên trang đó, giải thích cách sử dụng hệ thống. Thực tế không cần thiết phải có các tệp đính kèm riêng biệt vì chức năng này có thể được sử dụng để gửi trực tiếp các tài liệu được tạo ra từ quá trình ghép nối dưới dạng tệp đính kèm, hoặc là nội dung của tin nhắn hoặc dưới dạng tệp Word hoặc tệp .pdf.
- Tài liệu "Trộn thư với biểu đồ" cũng có trên trang đó. Tài liệu này giải thích cách bạn cần thiết lập Nguồn dữ liệu Excel và tài liệu chính Trộn thư để có thể thực hiện trộn thư với biểu đồ riêng biệt cho mỗi bản ghi trong nguồn dữ liệu.
Trả lời:
Bạn có thể sử dụng chức năng Trộn thư Danh mục/Thư mục của Word (thuật ngữ tùy thuộc vào phiên bản Word) mà không cần cài đặt thêm tiện ích bổ sung. Để xem cách thực hiện với bất kỳ nguồn dữ liệu trộn thư nào được Word hỗ trợ, hãy xem Hướng dẫn Trộn thư Danh mục/Thư mục của Microsoft Word tại:
http://windowssecrets.com/forums/showthread.php/154370-Microsoft-Word-Catalogue-Directory-Mailmerge-Tutorial
hoặc:
http://www.gmayor.com/Zips/Catalogue%20Mailmerge.zip
Hướng dẫn này bao gồm mọi thứ, từ việc tạo danh sách đến việc chèn và tính toán giá trị trong các bảng nhiều bản ghi trong thư. Vui lòng đọc hướng dẫn trước khi thử sử dụng tài liệu trộn thư được đính kèm.
Để xem một số ví dụ minh họa, vui lòng xem các tệp đính kèm trong bài đăng tại:
http://www.msofficeforums.com/mail-merge/9180-mail-merge-duplicate-names-but-different-dollar.html#post23345
http://www.msofficeforums.com/mail-merge/11436-access-word-creating-list-multiple-records.html#post30327
http://windowssecrets.com/forums/showthread.php/157725-Word-2010-Merge-from-excel-into-Table-Directory?p=928391&viewfull=1#post928391
Trả lời:
Cảm ơn bạn đã cung cấp thông tin. Tôi hy vọng báo cáo sẽ được gửi đến trong ngày hôm nay, vì vậy tôi sẽ thử cách này và cho bạn biết kết quả. Tôi rất cảm kích sự giúp đỡ của bạn.
Trả lời:
Cảm ơn bạn về những thông tin hữu ích. Tôi sẽ thử cả hai phương pháp được nêu ở đây và xem phương pháp nào hiệu quả nhất (và dễ thực hiện nhất vì tôi sẽ phải đào tạo các bộ phận khác về cách làm này).
Cảm ơn bạn một lần nữa!
Trả lời:
Phương pháp của Doug có lẽ sẽ dễ thiết lập hơn, nhưng một khi đã thiết lập xong, nó hoạt động khá giống với bất kỳ phần mềm trộn thư nào khác, trong khi tôi tin rằng phương pháp của Doug luôn yêu cầu Addin - mà bạn sẽ cần cài đặt trên máy tính của mỗi người dùng.
Trả lời:
Chào Doug - Tôi vừa thử tải tiện ích bổ sung của bạn xuống để dùng thử nhưng không được. Có vẻ như tất cả các tệp trên liên kết bạn cung cấp đều là file PDF hoặc Word. Tôi có bỏ sót điều gì không?
Trả lời:
Chào Doug - Tôi vừa thử tải tiện ích bổ sung của bạn xuống để dùng thử nhưng không được. Có vẻ như tất cả các tệp trên liên kết bạn cung cấp đều là file PDF hoặc Word. Tôi có bỏ sót điều gì không?
Không sao đâu - tôi đã tìm ra rồi - chỉ là tôi đang cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc thôi.
Trả lời:
Chào bạn - Tôi đang rất bực mình. Tôi đã tải xuống tiện ích bổ sung của bạn thành công. Tuy nhiên, mỗi khi tôi sử dụng nó, tôi đều nhận được thông báo về bảo mật macro. Tôi đã vào và bật tất cả macro nhưng vẫn nhận được thông báo này. Tôi cũng đã thêm mẫu rồi nên không có lý do gì mà nó không chạy được. Tôi xin lỗi - tôi có đang làm sai điều gì không? Tôi nghĩ mình khá giỏi về phần mềm cho đến khi bắt đầu quá trình này. Tôi nghĩ mình có lẽ không đủ khả năng. Bất kỳ lời khuyên nào bạn có thể đưa ra đều sẽ hữu ích.
Trả lời:
Bạn đã lưu tệp Merge Tools - 20140218.dotm ở đâu? Tệp này cần được lưu trong thư mục Khởi động của Word. Trong Windows XP, vị trí mặc định của thư mục đó là...
C:\Documents and Settings\[Tên người dùng]\Application Data\Microsoft\Word\STARTUP
Trong Windows Vista và Windows 7, 8 hoặc 8.1 thì là
C:\Users\[Tên người dùng]\AppData\Roaming\Microsoft\Word\STARTUP
Nếu bạn không thấy thư mục AppData: -
Trong Windows 7, - Trong Windows Explorer, nhấp vào menu thả xuống Tổ chức, sau đó nhấp vào Tùy chọn thư mục và tìm kiếm. Trong hộp thoại Tùy chọn thư mục, chuyển đến tab Xem và chọn mục "Hiển thị các tệp, thư mục và ổ đĩa ẩn". Đồng thời, bạn nên bỏ chọn hộp "Ẩn phần mở rộng cho các loại tệp đã biết".
Trong Windows 8 và 8.1, trong File Explorer, nhấp vào Tùy chọn trên tab Xem của thanh ribbon, sau đó trên tab Xem trong hộp thoại xuất hiện và chọn mục "Hiển thị các tệp, thư mục và ổ đĩa ẩn". Đồng thời, bạn nên bỏ chọn hộp "Ẩn phần mở rộng cho các loại tệp đã biết".
Sau khi thực hiện xong các bước đó và khởi động/khởi động lại Word, tab hiển thị bên dưới sẽ được thêm vào thanh Ribbon:
Bạn có thấy tab đó trên thanh ribbon không?
Lưu ý, bạn KHÔNG sử dụng tệp Merge Tools - 20140218.dotm làm cơ sở cho tài liệu chính trộn thư của mình.
Trả lời:
Chào Doug
Tôi đã thử giải pháp của bạn với tiện ích bổ sung nhiều lần. Ở bước cuối cùng, nó hiển thị thông báo sau.
-2147467259
Quá trình xuất khẩu này thất bại vì tính năng này chưa được cài đặt.
Tôi đã dán tệp cần thiết vào thư mục khởi động. Tại sao nó vẫn không hoạt động?
Comments
Post a Comment