Tự động định dạng lại ô thành ngày tháng (Excel)

Tôi và nhóm của tôi đều sử dụng Excel 2007 cho nhiều ứng dụng khác nhau. Chúng tôi liên tục gặp phải vấn đề toàn bộ bảng tính tự động định dạng lại thành ngày tháng. Vấn đề này xảy ra bất kể ô đó được định dạng văn bản, định dạng chung hay định dạng số. Thời điểm xảy ra lỗi rất không nhất quán, nhưng luôn luôn khi bạn mở tệp. Nó xảy ra trên cả những bảng tính đơn giản thông thường lẫn những sổ làm việc phức tạp được chia sẻ mà nhiều người dùng trên nhiều máy tính khác nhau đều có quyền truy cập.

Phải nói là điều này khá khó chịu. Có cách nào khắc phục không hay đây chỉ là lỗi hệ thống?

Trả lời:
>

Máy tính này có thuộc mạng nội bộ (domain) không?

Vấn đề này xảy ra thường xuyên như thế nào?

Vấn đề tương tự có xảy ra trong bảng tính mới chưa được chia sẻ không?

Trả lời:

*Tất cả các máy tính trong hệ thống của chúng tôi đều thuộc phạm vi quản lý của quân đội.

*Sự cố này xảy ra thường xuyên kể từ khi chúng tôi nâng cấp lên phiên bản 2007 và hệ điều hành Vista. Trước đây chưa từng gặp vấn đề này khi sử dụng phiên bản 2003 và XP.

*Vấn đề này xảy ra bất kể chúng ta đang sử dụng loại bảng tính nào. Chia sẻ, riêng tư, mới hay cũ. Cả 11 máy tính của chúng tôi và thậm chí cả các máy tính khác khi chúng tôi gửi bảng tính đi đều bị ảnh hưởng. Nó gần giống như một trò đùa dai dẳng… dù không hề buồn cười chút nào!

Trả lời:

Hãy thử định dạng trước các ô trong bất kỳ tệp Excel nào được lưu cục bộ trên máy tính, sau đó nhập dữ liệu vào các ô đã được định dạng trước, lưu tệp rồi mở lại và kiểm tra xem sự cố có tái diễn hay không.

Trả lời:
Tôi không chắc bạn đang hỏi về "ô được định dạng sẵn" nghĩa là gì. Tất cả các ô đều đã được định dạng đúng trước khi tôi bắt đầu tạo bảng tính. Mọi thứ hoạt động tốt... hầu hết thời gian. Nhưng, giống như hôm qua, khi tôi mở nó ra, TẤT CẢ các ô được định dạng là "Chung" đều bị thay đổi thành ngày tháng. Chỉ những ô có tỷ lệ phần trăm là giữ nguyên. Điều này xảy ra trên toàn bộ sổ làm việc, chứ không chỉ một trang tính. Nó xảy ra một cách ngẫu nhiên.

Trả lời:
>

Ý tôi nói về định dạng trước là định dạng các ô trước khi nhập dữ liệu.

Hãy thử định dạng trước các ô trước khi nhập dữ liệu vào bất kỳ tệp Excel thử nghiệm nào được lưu cục bộ trên máy tính. Để làm như vậy, hãy mở Excel > Nhấp chuột phải vào ô > Định dạng ô > Chọn 'Văn bản' trong mục Số > Nhấp OK. Sau đó, nhập dữ liệu vào ô, lưu tệp rồi mở lại và kiểm tra xem sự cố có tái diễn hay không.

Trả lời:
Cảm ơn bạn đã giải thích rõ. Vâng. Chúng tôi đã định dạng trước các ô liên quan trước khi sự cố xảy ra. Nhiều ô bị thay đổi có chứa công thức; do đó, định dạng "văn bản" cũng không hoạt động... thật đáng tiếc. Các ô văn bản của chúng tôi dường như không bị thay đổi... chỉ có các ô Chung và/hoặc Số mới bị thay đổi.

Trả lời:

Đây chỉ là phỏng đoán, nhưng tôi đã nghe/thấy các vấn đề với các tệp Excel 2007 được tạo từ các tệp Excel 2003. Tôi dễ dàng hình dung ra các vấn đề tương tự trong phiên bản 2010. Tôi đề nghị bạn mở một sổ làm việc mới, lưu lại (tôi cho rằng bạn đang lưu dưới dạng .xlsx hoặc .xlsm), sau đó sao chép và dán (và định dạng lại nếu cần) từ sổ làm việc gặp sự cố. Tôi nghĩ đôi khi sự cố xảy ra khi tệp .xls được lưu dưới dạng .xlsx. Đó là giả thuyết của tôi. (Nếu bạn muốn một ví dụ về vấn đề này, hãy vẽ biểu đồ phân tán XY trong Excel 2003. Mở trong 2007, lưu dưới dạng .xlsx. Đóng và mở lại. Di chuột qua một điểm dữ liệu trên biểu đồ, các giá trị/tọa độ hiển thị bị lệch khoảng nửa inch! )

Hi vọng điều đó hữu ích.

Chúc mừng!
Giàu có

Trả lời:
Cảm ơn Rich. Đó chắc chắn là một khả năng đối với một số trường hợp, nhưng chúng tôi cũng đang gặp vấn đề với các bảng tính được tạo ra vào năm 2007 và đang được duy trì vào năm 2007. Quân đội vẫn chưa sử dụng phiên bản 2010.

Trả lời:

Bạn nói "toàn bộ bảng tính" được định dạng lại, nhưng trên bảng tính đó có gì? Có phải chỉ toàn là số, hay có cả văn bản, hoặc số được định dạng dưới dạng văn bản?

Nếu bạn mở một tệp trong Excel 2007 mà tệp đó được lưu lần cuối bằng phiên bản Excel cũ hơn, Excel sẽ tính toán lại tất cả các công thức khi tệp được mở. Nếu một thành viên trong nhóm của bạn vẫn sử dụng Excel 2003, điều đó có thể giải thích tại sao các trang tính lại thay đổi khi bạn mở chúng (và không nhất quán).

Nếu bạn nhập công thức sau vào ô B1: =A1

Sau đó, nhập ngày tháng vào ô A1: 8/4/2011

Ô A1 được định dạng lại thành ngày tháng, nhưng ô B1 hiển thị số sê-ri ngày tháng, 40759.

Nếu bạn nhấp chuột vào ô B2, rồi nhấn Enter, ô B1 sẽ tự động được định dạng thành ngày tháng. Điều này cho thấy định dạng ngày tháng có thể ảnh hưởng đến các ô khác trong bảng tính. Nếu mọi thứ đều tham chiếu đến một cột cụ thể, và cột đó vì lý do nào đó được chuyển đổi thành định dạng ngày tháng, thì khi tất cả các công thức được tính toán lại (do tệp được lưu lần cuối bằng phiên bản Excel cũ hơn), chúng sẽ kế thừa định dạng ngày tháng đó. (Tôi nói vậy có dễ hiểu không?)

Vì vậy, với một cơ chế khả thi cho việc này xảy ra (a) khi mở tập tin và (b) đối với "toàn bộ trang tính", chúng ta chỉ cần tìm ra điều gì đang được hiểu là ngày tháng.

Tôi đề nghị bạn làm như sau: (1) kiểm tra xem có ai vẫn đang sử dụng Excel 2003 không. Nếu có, hãy xem việc lưu trong Excel 2003 rồi mở trong Excel 2007 có gây ra sự cố này không. (2) kiểm tra bảng tính của bạn và tìm kiếm bất kỳ tham chiếu nào (trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua các ô khác) có chứa thông tin có thể trở thành ngày tháng. Bất kỳ số sê-ri nào chứa "/" hoặc "-", v.v.?

Đến giờ tôi chỉ có bấy nhiêu thông tin thôi.

Chúc mừng!
Giàu có

Trả lời:

Cảm ơn Rich một lần nữa. Tất cả các máy đều đang sử dụng hệ điều hành Vista và Office 2007 do Bộ Lục quân cung cấp. Vấn đề bắt đầu khi họ triển khai hệ thống Vista/2007 thay thế cho hệ thống XP/2003. Toàn bộ hệ thống đã được nâng cấp cùng một lúc. Chúng tôi đã gặp phải vấn đề này trên nhiều sản phẩm khác nhau kể từ khi triển khai và đôi khi khi chúng tôi đăng tải sản phẩm lên SharePoint hoặc gửi email đến các địa điểm khác nhau. Họ mở chúng ra và mọi thứ đều bị lỗi thời, và chúng tôi nhận được những email phản hồi đầy bức xúc.

Điều kỳ lạ ở toàn bộ vấn đề này là sự không nhất quán. Chúng tôi có thể mở và đóng cùng một bảng tính nhiều lần trong vài ngày mà không gặp vấn đề gì. Nhưng khi mở lại một lần nữa, mọi thứ lại chuyển sang định dạng ngày tháng. Tôi không thể xác định được điểm cụ thể nào gây ra hiện tượng này.

Định nghĩa của tôi về "toàn bộ trang tính" là mọi thứ trên trang tính cụ thể đó chứa công thức được định dạng chung. Trang tính này khá phức tạp, chứa 3 trang tính dữ liệu thô và một số trang tính tổng hợp khác với nhiều hàm COUNTIF, SUMIIF và VLOOKUP (cùng với nhiều công thức khác). Nhiều vùng tham chiếu là các số được định dạng dưới dạng trường văn bản được sử dụng làm tiêu chí. Chúng tôi không gặp vấn đề gì với các ô đó và không có dấu gạch ngang hoặc dấu gạch chéo nào có thể được hiểu là ngày tháng. Chúng tôi có một cột chứa số sê-ri có dấu gạch ngang và dấu gạch chéo, nhưng nó không được tham chiếu trong bất kỳ công thức nào và các trường văn bản này cũng không bị thay đổi.

Chuyện này làm tôi phát điên lên mất!!! Tôi rất cảm kích sự giúp đỡ của mọi người.

Đánh dấu